L'obiettivo principale che ci siamo posti all'avvio del progetto è stato quello di realizzare un software per la gestione del Protocollo Informatico che rispondesse ai seguenti requisiti:
- Completa conformità alla normativa CNIPA (ora DIGITPA)
- Installabile sulla piattaforma documentale Alfresco
- Multi Organizzazione, in modo da consentire, con un'unica installazione del prodotto, la creazione di molteplici sistemi di protocollo all'interno di un Ente della P.A. (ad esempio diversi protocolli per differenti A.O.O.)
- Integrabile con gli altri sistemi informatici adottati dall'Ente (es. sistemi di Enterprise Content Mangement, Business Process Management, Portali Internet etc.)
Il risultato ottenuto è stata la realizzazione di un nuovo modulo applicativo nella suite Beefly denominato Beefly Protocol. Tale modulo applicativo, una volta installato sulla piattaforma Beefly (o direttamente su Alfresco Share) permette di usufruire di un sistema di gestione del protocollo informatico che risponde pienamente alle disposizioni sul protocollo informatico emanate dal DigitPA per la Pubblica Amministrazione Centrale e Locale.
L'adozione di Beefly Protocol permette all'Ente di usufruire, oltre che delle cosiddette funzionalità minime o "nucleo minimo" per la gestione informatica dei documenti, anche di tutte le funzionalità aggiuntive necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione e all'accessibilità dei documenti archiviati.
Come è evidente dal diagramma precedente, Beefly Protocol, posizionandosi al livello più elevato della piramide documentale, è in grado di usufruire delle funzionalità di gestione documentale e workflow management erogate dalle piattaforme sottostanti.
Il DigitPA infatti classifica le applicazioni di protocollo informatico in tre macro livelli realizzativi (scenari) di complessità crescente:
1. Modalità base del protocollo informatico - Nucleo minimo di protocollo
2. Gestione informatica dei documenti e notifica
3. Flussi documentali - Esecuzione dei workflow
Il software che abbiamo sviluppato permette all'Ente di implementare la gestione del protocollo informatico che soddisfa tutti e tre i livelli necessari per usufruire della piena integrazione delle funzioni di Protocollo con le funzioni ECM necesarie all'erogazione dei servizi documentali.
1. Nucleo minimo di protocollo (rif. Testo unico DPR 445/2000 e s.m.i): Beefly Protocol fornisce le funzionalità di registrazione dei documenti in ingresso, in uscita e interni, oltre che la classificazione, la fascicolazione e l'archiviazione degli stessi all'interno del titolario di classificazione adottato dall'Ente.
2. Gestione Documentale: Beefly Protocol, avvalendosi, oltre che della piattaforma Alfresco anche delle funzionalità aggiuntive fornite dalla piattaforma Beefly, offre una serie di funzionalità aggiuntive fra cui, la dematerializzazione dei documenti cartacei, anche massiva, l'archiviazione delle email provenienti dalle caselle di posta certificata dell'ente, la firma digitale e marcatura temporale dei documenti elettronici, l'integrazione con lo Spooler di stampa etc.
3. Flussi documentali: Beefly Protocol supporta le funzionalità di notifica delle registrazioni di protocollo sulla scrivania di lavoro e sull'email dell'utente. Grazie alla forte integrazione fra il software di protocollo e Beefly (o Alfresco Share) l'utente riceve sulla propria Dashboard o sulla propria email la notifica di nuove assegnazioni di protocollo.
Funzionalità di Beefly Protocol
Beefly Protocol è dotato delle seguenti caratteristiche principali:
- Archiviazione e registrazione di protocollo dei documenti rispondente alla normativa CNIPA con la possibilità di registrare un documento, classificarlo all'interno del titolario di classificazione adottato dall'Ente e assegnarlo ad un Ufficio (UOR) o al responsabile del procedimento (RPA).
- Scansione dei documenti da scanner direttamente dall'applicativo (Remote Scanning).
- Gestione del Titolario di classificazione dell'Ente con la possibilità di creare
tipologie di fascicoli elettronici e documenti personalizzati (Fascicoli estesi e Documenti estesi). Possibilità di chiudere un fascicolo relativo ad un procedimento terminato. - Gestione con un sistema di Access Control List (ACL) dei criteri di accesso ad un documento o ad un Fascicolo.
- Gestione del flusso di lavoro con l'assegnazione dei documenti protocollati agli uffici (UOR) o direttamente ai responsabili del procedimento amministrativo (RPA).
- Possibilità di notificare per conoscenza i documenti protocollati ad Uffici e singoli Responsabili.
- Possibilità di creare più sistemi di protocollo in base alle Aree Organizzative Omogenee (AOO) presenti nell'Ente o in base alle funzioni individuate nell'organizzazione aziendale (es. Organigramma, divisioni aziendali, più aziende appartenenti allo stesso gruppo etc.).
- Apposizione da parte dell'utente, tramite la propria SmartCard, della Firma digitale a norma direttamente ai documenti archiviati sul gestore documentale Beefly.
- Archiviazione automatica e protocollazione sul gestore documentale delle email scaricate dagli account email istituzionali, anche da account di Posta Elettronica (PEC).
- Funzionalità di Audit che permette di tracciare tramite log tutte le attività effettuate dagli utenti sul sistema.
- Cloud Compliat. Pieno supporto al modello di distribuzione dell'applicativo in modalità Software as a Service (SaaS).
Le funzionalità in dettaglio di Beefly Protocol sono riportate qui.
Caratteristiche Tecniche
Beefly Protocol si basa sulla piattaforma Open Source di Alfresco Share di cui eredita le funzionalità di social collaboration, gestione documentale ed esecuzione dei workflow personalizzati, nonché di integrazione con Microsoft Office.
Il modulo espone un insieme di RESTful Web Service API che gli permettono di comunicare con le funzionalità del repository documentale di Alfresco (json) e con eventuali applicazioni esterne. I dati vengono scambiati utilizzando formati standard, quali JSON, Atom/RSS etc. (vedi fig. seguente).
Il modulo di protocollo è costituito da due componenti (vedi fig. seguente):
- Cnipa Protocol Share: Presentation layer – E' stato implementato un nuovo tipo di site (custom site) in Alfresco Share.
- Cnipa Protocol Alfresco: Business Layer - Logica di back-end del modulo di protocollo.
Scarica la presentazione completa del prodotto Beefly Protocol da questo link.
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