Document Management System

Il document management system (DMS) è un sistema software, composto in generale da uno o più applicativi, usato per archiviare e gestire documenti elettronici di varia natura, quali : scansioni di documenti cartacei, immagini, musica, video e più in generale qualsiasi elemento che può essere rappresentato e digitalizzato sotto forma di file. Nato nel 1980 quando alcuni vendor svilupparono alcuni sistemi per gestire la memorizzazione di documenti, fornisce tutte quelle funzionalità fondamentali per gestire l'archiviazione, la manipolazione, la pubblicazione e la ricerca dei documenti. Spesso il termine document management system viene usato come sinonimo di Content Management System (CMS) anche se quest'ultimo abbraccia una classe di soluzioni più ampia che comprendono : Web Content Management System (WCMS) , Enterprice Content Management System, Mobile Content Management System, Component content management system, Media content management system e Learning Content Management System (LMS). Il DMS può essere visto come un componente di un Enterprice Content Management System ed è spesso relazionato a soluzioni di Digital Asset Management, Document Imaging, Workflow System e Record Management System.
Un document management system di solito fornisce le seguenti funzionalità :

1. Archiviazione. L'archiviazione permette di conservare un documento all'interno del DMS. Nei DMS tipicamente l'archiviazione dei dati binari avviene su filesystem o all'interno del database. In questo contesto risulta importante inoltre decidere il tempo di validità e permanenza di un documento all'interno del sistema e il supporto a funzionalità di data destruction e data migration dei documenti da un repository ad un altro.

2. Classificazione dei contenuti. I documenti caricati nel repository vengono sempre archiviati secondo una determinata tassonomia che consente di classificare i dati in base a diversi fattori. In generale, la classificazione gerarchica dei contenuti, cosi come avviene per il filesystem del sistema operativo, permette di tenere ordinato il repository e di conservare in cartelle contenuti logicamente correlati tra loro. Alcuni DMS, oltre al concetto di tassonomia classico, in cui ogni elemento è presente in una sola cartella o contenitore padre, introducono il concetto di faceted classification permettono la classificazione multipla di documenti. In questo modo ogni contenuto può essere logicamente presente in più cartelle.

3. Custom Type. Viene quasi sempre data la possibilità di creare all'interno del repository differenti classi o tipologie di documenti(es. fattura, ddt, ordine, contratto, ecc. ). Ogni tipo di documento(custom type) può essere creato dinamicamente durante l'esecuzione del programma dagli utenti accreditati ed è composto da matadati che lo arricchiscono e completano con informazioni supplementari.

4. Supporto ai Metadati. Quasi tutti i documenti conservati in un DMS hanno dei metadati associati. I metadati rappresentato delle informazioni supplementari oltre al contenuto binario vero e proprio che rappresenta quindi il documento. Queste informazioni supplementari sono ad esempio la data di inserimento del documento nel gestore documentale, il numero univoco di una fattura, il nominativo del destinatario di un contratto o l'intestatario e la data di scadenza di una offerta. In generale un DMS deve permettere l'inserimento manuale dei metadati da parte dell'utente finale oppure può prevedere un processo di estrazione automatico degli stessi direttamente dal contenuto del documento. E' questo il caso che può essere applicato in documenti archiviati nel DMS che sono rappresentati in formato testuale intellegibile o per cui esiste una particolare algoritmo di estrazione delle informazioni. Molti DMS, inoltre, consentono l'inserimento di metadati a runtime ad opera degli utenti finali o utenti con privilegi di amministrazione. Quest'ultima funzionalità permette di modificare i metadati e quindi la struttura del documento senza che venga fermato l'applicativo, senza che sia necessario l'intervento di programmatori, DBA o personale con skill particolari. Alcuni DMS, inoltre, tra cui sicuramente coloro che rispettano lo standard JSR 170 e JSR 283, offrono funzionalità proprie della programmazione orientata agli aspetti permettendo l'aggiunta dinamica di metadati a particolari istanze di documento senza che queste modifiche vengano propagate a tutti i documenti che appartengono allo stesso tipo.

5. Versioning dei contenuti. Il versioning è il processo di conservazione delle varie versioni dei documenti archiviati nel gestore documentale. In questo modo un utente del sistema può recuperare versioni precedenti di un determinato documento e confrontarlo con quelli più recenti.

6. Indexing. Dai documenti archiviati nel repository vengono estratte le parole dal testo e costruiti degli indici che permettono la ricerca di documenti in modalità full-text. E' infatti impiegato in tutti i contesti in cui è necessario avere performance elevate con bassi tempi di risposta in fase di ricerca.

7. Ricerca dei dati. Si tratta di una funzionalità presente in tutti i DMS che permette di cercare documenti all'interno del repository. La ricerca può essere semplice se ad esempio si recupera un documento in base ad un identificativo univoco che lo contraddistingue oppure più complessa se si utilizzano filtri aggiuntivi. E' questo il caso in cui la ricerca di un documento avviene specificando termini presenti nel documento stesso oppure nei metadati ad esso collegati. Generalmente il DMS risponde alle richieste ritornando una lista di documenti che soddisfano i termini di ricerca. Nella maggior parte dei DMS viene inoltre supportata la modalità di ricerca full-text, possibile grazie al processo di indicizzazione a cui viene sottoposto ogni documento archiviato nel gestore documentale.

8. Relazioni tra documenti (Peer association). Spesso esistono delle particolari relazioni di associazione tra documenti in quanto due o più documenti sono legati logicamente tra loro. Molti DMS supportano questa funzionalità che viene chiamata peer association (associazione tra pari) per distinguerla dalla parent-child association (associazione padre-figlio) con cui viene definita la classificazione di documenti in una struttura a cartelle.

9. Sicurezza. La gestione della sicurezza è un argomento importante nel document management anche se i requisiti di protezione possono variare da caso in caso in base alla tipologia di documenti gestiti e all'importanza delle informazioni in essi contenuta. In generale alcuni DMS hanno dei moduli applicativi che permettono agli amministratori di regolare l'accesso ai documenti soltanto a determinati utenti o gruppi di utenti.

10. Integrazione con altri software. Molti DMS si integrano direttamente con software di terze parti, quali strumenti di office automation, client mail e software di collaborazione, che permettono agli utenti di recuperare direttamente i documenti dal gestore documentale, apportare loro delle modifiche e salvare i cambiamenti aggiornano il repository. Integrazione avviene inoltre supportando protocolli quali : LDAP, WebDAV, CIFS, CMIS, SOAP, REST, ecc.

11. Capture. Le funzionalità di capture tipicamente supportate dai DMS di grande dimensioni permettono l'interfacciamento con scanner o stampanti multifunzione. Funzionalità di Optical Character recognition (OCR), spesso, sono spesso usate attraverso software standalone o hardware dedicato per convertire immagini in testo intellegibile. Alcuni software inoltre sfruttano l'OCR per estrarre informazioni dal documento che vengono poi utilizzate per effettuare ricerche full-text o per popolare direttamente i valori dei metadati. Alcune volte inoltre è possibile usare tecniche di Optical mark recognition (OMR) per estrarre informazioni su segni e scelte effettuate dagli utenti nella compilazione ad esempio di test e questionari a risposta multipla.

12. Distribuzione dei contenuti. Un documento che deve essere distribuito deve essere realizzato secondo un formato che non può essere alterato facilmente. In generale la copia originale modificabile del documento viene archiviata nel gestore documentale mentre vengono distribuite copie dell'originale in formato sola lettura.

13. Workflow. Alcuni DMS hanno dei moduli applicativi che consentono una gestione integrata dei workflow.

14. Pubblicazione dei dati. La pubblicazione di un documento è un processo complesso che può richiedere un fase di validazione o approvazione anche lunga. In determinati contesti in cui il DMS è integrato con software di web content management system (WCMS) la pubblicazione di contenuti può essere resa più semplice e veloce in quanto l'approvazione di un documento porta automaticamente lo stesso ad essere pubblicato nel portale internet o intranet aziendale.